BPMN-Diagramm-Beispiel: Bestellabwicklung Schritt für Schritt

BPMN (Business Process Model and Notation) sieht aus wie ein Flussdiagramm mit ein paar zusätzlichen Symbolen, und so fangen die meisten auch damit an. Genau um diese Symbole geht es aber: Mit ihnen zeigt ein Diagramm, wer welchen Schritt erledigt, was den Prozess auslöst, was parallel läuft und was eine Organisationsgrenze überschreitet, und zwar so präzise, dass eine Entwicklerin und ein Operations-Manager dasselbe herauslesen.

Dieser Leitfaden baut ein BPMN-Diagramm Schritt für Schritt auf, eine Bestellabwicklung für einen Onlineshop, und erklärt jedes Element dort, wo es zum ersten Mal auftaucht. Am Ende hast du einen Prozess, den du anpassen kannst, und eine Liste der Fehler, die BPMN-Diagramme schwer lesbar machen.

Die Elemente, die du brauchst

BPMN 2.0 hat ein großes Vokabular, aber die meisten Prozessdiagramme kommen mit einem kleinen Kern aus:

Element	Form	Bedeutung
Pool	Großer Rahmen	Ein Teilnehmer, etwa ein Unternehmen oder ein Kunde
Lane (Bahn)	Streifen innerhalb eines Pools	Eine Rolle, ein Team oder ein System innerhalb dieses Teilnehmers
Startereignis	Kreis mit dünnem Rand	Was den Prozess auslöst (eine Nachricht, ein Timer, nichts Bestimmtes)
Endereignis	Kreis mit dickem Rand	Eine Art, wie der Prozess enden kann
Zwischenereignis	Doppelkreis	Etwas, das unterwegs eintritt oder auf das gewartet wird
Aufgabe	Abgerundetes Rechteck	Eine Arbeitseinheit; ein Marker zeigt, ob es eine Benutzer-, Service-, Sende- oder manuelle Aufgabe ist
Exklusives Gateway	Raute mit X	Genau ein ausgehender Pfad wird genommen
Paralleles Gateway	Raute mit +	Alle ausgehenden Pfade laufen; ein passendes Gateway wartet auf alle
Sequenzfluss	Durchgezogener Pfeil	Reihenfolge der Schritte innerhalb eines Pools
Nachrichtenfluss	Gestrichelter Pfeil	Kommunikation zwischen Pools

Das Beispiel: Bestellabwicklung

Der Prozess in einfachen Worten:

1. Eine Bestellung des Kunden geht ein.
2. Das Vertriebssystem prüft den Lagerbestand.
3. Ist der Artikel nicht vorrätig, wird der Kunde benachrichtigt und die Bestellung storniert.
4. Ist er vorrätig, wird die Zahlung eingezogen, und gleichzeitig kommissioniert und verpackt das Lager die Bestellung.
5. Sobald beides erledigt ist, übergibt der Versand das Paket an den Paketdienst.
6. Das Vertriebssystem schickt den Tracking-Link per E-Mail, und der Prozess endet.

So sieht er in BPMN aus:

Jetzt bauen wir ihn Stück für Stück auf.

Schritt 1: Pools und Lanes

Beginne mit den Teilnehmern. Der Shop ist ein Pool mit drei Lanes: Sales system (Vertriebssystem), Warehouse (Lager) und Shipping (Versand). Der Kunde ist ein zweiter Pool, zugeklappt als leeres Band gezeichnet: Uns interessiert, was er sendet und empfängt, nicht, wie er entscheidet.

Lanes beantworten die Frage „Wer macht das?“, ohne dass an den Aufgaben ein einziges Label stehen muss. Wenn du nicht entscheiden kannst, in welche Lane eine Aufgabe gehört, steckt dahinter meist eine echte Frage der Zuständigkeit, die du ansprechen solltest.

Schritt 2: Start- und Endereignisse

Der Prozess startet, wenn eine Bestellnachricht eingeht, also bekommt das Startereignis einen Nachrichtenmarker. Es gibt zwei Arten, wie er enden kann, also gibt es zwei Endereignisse: Order fulfilled (Bestellung ausgeführt) und Order cancelled (Bestellung storniert). Wenn du jedes Endereignis nach seinem Ergebnis benennst, siehst du auf einen Blick, wie das Diagramm ausgehen kann.

Schritt 3: Aufgaben mit Verb und Objekt

Benenne jede Aufgabe mit einem Verb und einem Objekt: Check stock (Bestand prüfen), Charge payment (Zahlung einziehen), Pick and pack (kommissionieren und verpacken), Ship order (Bestellung versenden), Send tracking email (Tracking-E-Mail senden). Ergänze den Aufgabentyp, wo er hilft: Eine Serviceaufgabe läuft ohne einen Menschen, eine Benutzeraufgabe braucht einen, eine Sendeaufgabe verschickt eine Nachricht. Dieser eine Marker zeigt Entwicklern, welche Schritte sie automatisieren müssen.

Schritt 4: Gateways für Entscheidungen und parallele Arbeit

Das exklusive Gateway nach Check stock stellt eine Frage, In stock? (vorrätig?), und seine ausgehenden Flüsse tragen die Antworten yes und no. Genau ein Pfad wird genommen.

Nach dem yes-Zweig teilt ein paralleles Gateway den Fluss auf: Charge payment und Pick and pack laufen gleichzeitig. Ein zweites paralleles Gateway führt sie wieder zusammen, sodass der Versand erst startet, wenn beide erledigt sind. Verzweigung und Zusammenführung gehören paarweise zusammen; eine parallele Verzweigung ohne Zusammenführung lässt Token durch den Rest des Prozesses laufen, und das ist fast nie gewollt.

Schritt 5: Nachrichtenflüsse zwischen Pools

Sequenzflüsse bleiben innerhalb eines Pools. Für die Kommunikation zwischen Pools gibt es Nachrichtenflüsse, gestrichelt gezeichnet: die Bestellnachricht in das Startereignis hinein, die Meldung „nicht vorrätig“ und die Tracking-E-Mail zurück an den Kunden. BPMN erlaubt keinen Sequenzfluss über eine Pool-Grenze hinweg, und diese Regel zwingt dich, jede Übergabe zwischen Organisationen explizit zu zeigen.

Den Prozess erweitern

Echte Prozesse brauchen mehr. Ein paar häufige Erweiterungen und wie BPMN sie ausdrückt:

• Die Zahlung schlägt fehl. Fasse Charge payment und Pick and pack in einem Teilprozess zusammen, hefte ein Fehler-Zwischenereignis an seinen Rand und führe es zu einer Aufgabe, die die Artikel zurück in den Bestand bucht und den Kunden benachrichtigt. Ein Fehlerpfad aus nur einem der parallelen Zweige ließe die Zusammenführung ewig warten.
• Die Kommissionierung dauert zu lange. Hefte ein nicht unterbrechendes Zeit-Zwischenereignis an Pick and pack, zum Beispiel nach 24 Stunden, und führe es zu einer Eskalationsaufgabe.
• Das Lager ist ein Partner. Mach es zu einem eigenen Pool und ersetze die Sequenzflüsse dorthin durch Nachrichtenflüsse. Das Diagramm zeigt dann den Vertrag zwischen den beiden Unternehmen.

Füge diese Erweiterungen nur hinzu, wenn die Diskussion sie braucht. Ein Prozessdiagramm, das jede Ausnahme zeigen will, wird zu einer Wand aus Pfeilen.

Häufige Fehler

• Sequenzflüsse über Pool-Grenzen hinweg. Nutze zwischen Teilnehmern Nachrichtenflüsse.
• Parallele Pfade ohne Zusammenführung vereint. Alternative Pfade dürfen direkt in die nächste Aufgabe münden, parallele Pfade aber müssen mit einem parallelen Gateway zusammengeführt werden, sonst läuft die nächste Aufgabe einmal pro Zweig.
• Fragen am falschen Element. Schreib die Frage an das Gateway und die Antworten an seine ausgehenden Flüsse, nicht an die Aufgaben.
• Vage Aufgabennamen. „Bestellung bearbeiten“ versteckt fünf Schritte. Wenn eine Aufgabe einen ganzen Absatz braucht, ist sie ein Teilprozess.
• Alles in einer Lane. Ohne Lanes ist ein BPMN-Diagramm ein Flussdiagramm mit schickeren Symbolen.

BPMN oder Flussdiagramm?

Nimm ein Flussdiagramm für schnelle Logik, Algorithmen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Nimm BPMN, wenn Zuständigkeiten, Wartezeiten, parallele Arbeit oder die Kommunikation zwischen Teilnehmern wichtig sind, und das gilt für die meisten Geschäftsprozesse, an denen mehr als ein Team beteiligt ist. Archboard bietet beides auf demselben Canvas; für den einfacheren Stil sieh dir den Anwendungsfall Flussdiagramm und die Vorlage für funktionsübergreifende Abläufe an.

In Archboard nachbauen

1. Melde dich mit Google oder GitHub an und leg ein Diagramm an.
2. Füge aus dem BPMN-Pack einen Teilnehmer-Pool für den Shop hinzu und gib ihm drei Lanes, dazu einen zweiten, leeren Pool für den Kunden.
3. Füge Startereignis und Endereignis hinzu, dazu Aufgabe-Nodes mit ihrem Aufgabentyp und Exklusives Gateway-Nodes, deren Gateway-Typ du auf exklusiv oder parallel stellst.
4. Verbinde die Schritte innerhalb des Pools und zieh für die Nachrichtenflüsse gestrichelte Kanten zwischen den Pools.
5. Beschrifte die ausgehenden Flüsse des Gateways mit den Antworten und füge eine Textanmerkung für alles hinzu, was Leser wissen müssen.

Das Beispiel nutzt 14 Diagramm-Nodes und bleibt damit im Free-Plan. Für verwandte Prozesse sieh dir die Anwendungsfälle Zahlungsflussdiagramme und Wertstromdiagramme an.

FAQ

Muss ich ganz BPMN 2.0 lernen? Nein. Pools, Lanes, Start- und Endereignisse, Aufgaben, exklusive und parallele Gateways sowie Nachrichtenflüsse decken die meisten Diagramme ab. Nimm weitere Symbole dazu, wenn ein echter Fall sie braucht.

Kann man ein BPMN-Diagramm ausführen? Process Engines können BPMN-Modelle ausführen, die die nötigen technischen Details enthalten. Ein für Menschen gezeichnetes Diagramm wie dieses dient dazu, sich zuerst auf den Prozess zu einigen.

Wie groß sollte ein Diagramm sein? Wenn es nicht mehr auf einen Bildschirm passt, verschiebe eine Gruppe von Aufgaben in einen Teilprozess und zeichne diesen separat.

Wohin gehören Systeme und Daten? Nutze eine Lane für ein System, das Arbeit erledigt, wie hier das Vertriebssystem, und Datenobjekte oder Datenspeicher für Informationen, die Aufgaben lesen und schreiben.

Wie reviewe ich ein Prozessdiagramm? Spiel mit den Leuten, die die Arbeit machen, einen echten Fall im Diagramm durch, etwa eine Bestellung ohne Lagerbestand. Jede Stelle, an der jemand sagt „Eigentlich machen wir …“, ist eine Korrektur.

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