BPMN Diyagramı Örneği: Adım Adım Bir Sipariş Karşılama Süreci

BPMN (Business Process Model and Notation), fazladan sembolleri olan bir akış şemasına benzer ve çoğu kişi onu kullanmaya böyle başlar. Oysa işin özü tam da bu fazladan sembollerdedir: Bunlar sayesinde bir diyagram, her adımı kimin yaptığını, süreci neyin başlattığını, neyin paralel yürüdüğünü ve neyin bir kurum sınırını aştığını, bir geliştiricinin ve bir operasyon yöneticisinin aynı şeyi okuyacağı kadar net gösterebilir.

Bu rehber, bir online mağazanın sipariş karşılama sürecini tek bir BPMN diyagramı olarak adım adım kuruyor ve her öğeyi ilk göründüğü yerde açıklıyor. Sonunda elinizde uyarlayabileceğiniz bir süreç ve BPMN diyagramlarını okunması zor hale getiren hataların bir listesi olacak.

İhtiyacınız olan öğeler

BPMN 2.0'ın söz dağarcığı geniştir, ama süreç diyagramlarının çoğu küçük bir çekirdekle yetinir:

Öğe	Şekil	Anlamı
Havuz	Büyük çerçeve	Bir katılımcı, örneğin bir şirket ya da bir müşteri
Kulvar (şerit)	Havuzun içindeki satır	O katılımcının içindeki bir rol, ekip ya da sistem
Başlangıç olayı	İnce çizgili daire	Süreci başlatan şey (bir mesaj, bir zamanlayıcı ya da belirli bir şey olmayabilir)
Bitiş olayı	Kalın çizgili daire	Sürecin bitebileceği yollardan biri
Ara olay	Çift çizgili daire	Yol üzerinde gerçekleşen ya da beklenen bir şey
Görev	Köşeleri yuvarlatılmış dikdörtgen	Tek bir iş birimi; bir işaret, görevin türünü (kullanıcı, servis, gönderme ya da manuel) gösterir
Dışlayıcı geçit	İçinde X olan eşkenar dörtgen	Çıkan yollardan yalnızca biri izlenir
Paralel geçit	İçinde + olan eşkenar dörtgen	Çıkan yolların hepsi çalışır; eşleşen bir geçit hepsini bekler
Sıralı akış	Düz çizgili ok	Bir havuzun içindeki adımların sırası
Mesaj akışı	Kesikli ok	Havuzlar arasındaki iletişim

Örnek: sipariş karşılama

Süreç, sade bir dille şöyle:

1. Müşteriden bir sipariş gelir.
2. Satış sistemi stoğu kontrol eder.
3. Ürün stokta yoksa müşteri bilgilendirilir ve sipariş iptal edilir.
4. Stokta varsa ödeme tahsil edilir ve aynı anda depo siparişi toplayıp paketler.
5. İkisi de tamamlandığında sevkiyat, paketi kargo firmasına teslim eder.
6. Satış sistemi takip bağlantısını e-postayla gönderir ve süreç sona erer.

BPMN'de şöyle görünüyor:

Şimdi parça parça kuralım.

Adım 1: Havuzlar ve kulvarlar

Katılımcılarla başlayın. Mağaza, üç kulvarı olan bir havuzdur: Sales system (satış sistemi), Warehouse (depo) ve Shipping (sevkiyat). Müşteri ikinci bir havuzdur ve daraltılmış halde, boş bir bant olarak çizilir: Bizi ilgilendiren, müşterinin nasıl karar verdiği değil, ne gönderip ne aldığıdır.

Kulvarlar, görevlere tek bir etiket eklemeden "bunu kim yapıyor?" sorusunu yanıtlar. Bir görevin hangi kulvara ait olduğuna karar veremiyorsanız, bu genellikle gündeme getirmeye değer, gerçek bir sahiplik sorusudur.

Adım 2: Başlangıç ve bitiş olayları

Süreç bir sipariş mesajı geldiğinde başlar, bu yüzden başlangıç olayına bir mesaj işareti konur. Süreç iki şekilde bitebilir, bu yüzden iki bitiş olayı vardır: Order fulfilled (sipariş karşılandı) ve Order cancelled (sipariş iptal edildi). Her bitiş olayını sonucuna göre adlandırmak, diyagramın sonuçlarını ilk bakışta belli eder.

Adım 3: Görevleri fiil ve nesneyle adlandırın

Her görevi bir fiil ve bir nesneyle adlandırın: Check stock (stoğu kontrol et), Charge payment (ödemeyi tahsil et), Pick and pack (topla ve paketle), Ship order (siparişi kargola), Send tracking email (takip e-postası gönder). İşe yaradığı yerde görev türünü de ekleyin: Servis görevi bir kişi olmadan çalışır, kullanıcı görevi bir kişiye ihtiyaç duyar, gönderme görevi bir mesaj gönderir. Bu tek işaret, geliştiricilere hangi adımları otomatikleştirmeleri gerektiğini söyler.

Adım 4: Kararlar ve paralel iş için geçitler

Check stock görevinden sonraki dışlayıcı geçit bir soru sorar: In stock? (stokta var mı?). Geçitten çıkan akışlar da cevapları taşır: yes ve no. Yalnızca bir yol izlenir.

yes dalından sonra bir paralel geçit akışı ikiye ayırır: Charge payment ve Pick and pack aynı anda çalışır. İkinci bir paralel geçit bu iki dalı birleştirir; böylece sevkiyat ancak ikisi de bittiğinde başlar. Çatallanmalar ve birleşmeler çift olarak gelir; birleşmesi olmayan paralel bir çatallanma, token'ların sürecin geri kalanında dolaşmasına yol açar ve bu neredeyse hiçbir zaman istediğiniz şey değildir.

Adım 5: Havuzlar arasında mesaj akışları

Sıralı akışlar havuzun içinde kalır. Havuzlar arasındaki iletişim, kesikli çizilen mesaj akışlarıyla kurulur: başlangıç olayına giren sipariş mesajı ile müşteriye geri giden stok yok bildirimi ve takip e-postası. BPMN, sıralı akışın havuz sınırını aşmasına izin vermez ve bu kural, kurumlar arasındaki her devir teslimi açıkça göstermenizi zorunlu kılar.

Süreci genişletmek

Gerçek süreçler daha fazlasını ister. Sık karşılaşılan birkaç genişletme ve BPMN'in bunları nasıl ifade ettiği:

• Ödeme başarısız olur. Charge payment ve Pick and pack görevlerini bir alt sürecin içine alın, alt sürece bir hata sınır olayı iliştirin ve bu olayı, ürünleri stoğa geri alıp müşteriyi bilgilendiren bir göreve bağlayın. Paralel dallardan yalnızca birinden çıkan bir hata yolu, birleşme geçidini sonsuza dek bekletirdi.
• Toplama çok uzun sürer. Pick and pack görevine süreci kesmeyen bir zamanlayıcı sınır olayı iliştirin (örneğin 24 saat) ve bunu bir eskalasyon görevine bağlayın.
• Depo bir iş ortağıdır. Depoyu ayrı bir havuz yapın ve ona giden sıralı akışları mesaj akışlarıyla değiştirin. Böylece diyagram iki şirket arasındaki sözleşmeyi gösterir.

Bunları yalnızca tartışma gerektirdiğinde ekleyin. Her istisnayı göstermeye çalışan bir süreç diyagramı, bir ok duvarına dönüşür.

Sık yapılan hatalar

• Havuzlar arasında sıralı akış. Katılımcılar arasında mesaj akışı kullanın.
• Birleşme geçidi olmadan bir araya getirilen paralel yollar. Alternatif yollar doğrudan sonraki göreve akabilir, ama paralel yollar bir paralel geçitle birleştirilmelidir; aksi halde sonraki görev her dal için bir kez çalışır.
• Yanlış öğeye yazılan sorular. Soruyu görevlere değil geçide, cevapları da geçidin çıkan akışlarına yazın.
• Belirsiz görev adları. "Siparişi işle" beş adımı gizler. Bir görev bir paragraf açıklama gerektiriyorsa, o bir alt süreçtir.
• Her şey tek kulvarda. Kulvarlar olmadan bir BPMN diyagramı, daha gösterişli sembolleri olan bir akış şemasından ibarettir.

BPMN mi, akış şeması mı?

Hızlı mantık, algoritmalar ve nasıl yapılır adımları için akış şeması kullanın. Sahiplik, bekleme, paralel iş ya da katılımcılar arasındaki iletişim önemliyse BPMN kullanın; birden fazla ekibin dahil olduğu iş süreçlerinin çoğu bu türdendir. Archboard ikisini de aynı tuvalde sunar; daha sade bir stil için akış şeması kullanım alanına ve çapraz fonksiyonel akış şeması şablonuna göz atın.

Archboard'da oluşturun

1. Google ya da GitHub ile giriş yapın ve bir diyagram oluşturun.
2. BPMN paketinden mağaza için bir Havuz ekleyip içinde üç kulvar oluşturun; müşteri için de ikinci, boş bir havuz ekleyin.
3. Başlangıç olayı ve Bitiş olayı düğümlerini, görev türleri ayarlanmış Görev düğümlerini ve dışlayıcı ya da paralel olarak ayarlanmış Geçit düğümlerini ekleyin.
4. Havuzun içindeki adımları birbirine bağlayın ve mesaj akışları için havuzlar arasına kesikli kenarlar çizin.
5. Geçidin çıkan akışlarını cevaplarla etiketleyin ve okuyucunun bilmesi gereken her şey için bir Metin açıklaması ekleyin.

Örnek 14 diyagram düğümü kullanır ve Free planın sınırları içinde kalır. İlgili süreçler için ödeme akışı diyagramı ve değer akışı haritalama kullanım alanlarına bakın.

SSS

BPMN 2.0'ın tamamını öğrenmem gerekir mi? Hayır. Havuzlar, kulvarlar, başlangıç ve bitiş olayları, görevler, dışlayıcı ve paralel geçitler ve mesaj akışları çoğu diyagram için yeterlidir. Diğer sembolleri gerçek bir vaka gerektirdiğinde ekleyin.

Bir BPMN diyagramı çalıştırılabilir mi? Süreç motorları, ihtiyaç duydukları teknik ayrıntıları içeren BPMN modellerini çalıştırabilir. Bunun gibi insanlar için çizilmiş bir diyagram ise önce süreç üzerinde uzlaşmaya yarar.

Bir diyagram ne kadar büyük olmalı? Artık tek ekrana sığmıyorsa, bir grup görevi bir alt sürece taşıyın ve o alt süreci ayrıca çizin.

Sistemler ve veriler nereye konur? İş yapan bir sistem için, buradaki satış sistemi gibi, bir kulvar kullanın; görevlerin okuyup yazdığı bilgiler için de veri nesneleri ya da veri depoları kullanın.

Bir süreç diyagramını nasıl gözden geçiririm? İşi yapan kişilerle birlikte, örneğin stokta olmayan bir sipariş gibi gerçek bir vakayı diyagram üzerinde baştan sona yürütün. "Aslında biz..." dedikleri her yer bir düzeltmedir.

Ücretsiz başlayın — tek kullanıcı, kredi kartı gerekmez.